Todos estamos de acuerdo en la gratificación y satisfacción que se siente cuando un evento sale bien. A veces, no somos conscientes de todo el trabajo, organización y dedicación que hay tras ellos y cuántas alternativas se han tenido que tener en cuenta y determinar para que todo salga según lo esperado. Queremos que todo salga bien y que los invitados y asistentes guarden el mejor recuerdo posible en su memoria, con lo que a veces, nuestras propias expectativas, pueden hacernos perder los nervios y la paciencia. Es imprescindible contar con la figura de un experto, si no tenemos la experiencia suficiente (y si la tenemos, para que nos haga crecer y mejorar) en la organización para que salga lo mejor posible y nos dé apoyo con los a veces, tan temidos "imprevistos". Por eso, hoy, hablamos con todo un experto en organización de eventos, Enric Company, CEO de Tuset Eventos y Comunicación, que nos dará los pasos necesarios para sorprender a los invitados en tu próximo evento beauty.
Para comenzar, Enric Company, resalta que tenemos que tener muy claro qué es un evento beauty. Parece simple, pero establecer una definición adecuada de lo qué queremos organizar en ocasiones se convierte en una ardua tarea. "Un evento ‘beauty’ promueve un objetivo similar al que te marcas cuando decides tomarte tiempo para ti, mimándote. En este caso, compartes ese momento con varias personas con el mismo interés, impulsado por una marca que promueve el bienestar. Sirve también para presentar sus productos o lanzamientos y centrar la jornada en la importancia del cuidado personal" explica Enric Company.
- ¿Qué importancia tiene la localización en la organización de un evento?
Es esencial. Antes de pensar en las actividades, el catering u otros aspectos, tienes que decidir dónde celebrar tu evento. La ubicación será fundamental para su éxito. Hay que tener en cuenta diversos factores: Si es un evento outdoor o indoor. Si tu evento se celebra en verano o primavera optar por un espacio outdoor será una opción perfecta para desarrollar actividades al aire libre. En cambio, un espacio indoor es ideal para eventos en época invernal. En este apartado es importante saber dónde lo realizarás y cómo los asistentes pueden llegar al punto de encuentro. Segundo, debes contemplar el número de asistentes: valora qué espacio se adecua más a tus necesidades en cuánto aforo y extensión. Es importante que el espacio refleja los valores de tu marca, y por último, pero no menos importante, tendrás que asegurarte de cumplir con los protocolos. No restes importancia a los protocolos de higiene y seguridad. Ten en cuenta el emplazamiento y la accesibilidad al recinto.
- ¿Cómo se pueden transmitir los valores de la marca que has mencionado?
Mediante la decoración, sin duda. Un evento es la oportunidad perfecta para mejorar tu comunicación. Es aconsejable centrarse en los colores y los elementos característicos de tu marca para personalizar la decoración de tu evento con tu branding.
La experiencia visual tiene una gran importancia para los asistentes, envolviendo la situación con un ambiente agradable y acogedor. Como dice Dorothy Draper (célebre decoradora de interiores estadounidense): “En decoración coloca siempre una pieza controvertida. Dará tema de conversación a tus invitados”.Intenta llamar la atención de tus invitados y consigue que hablen de ti. El objetivo debe ser impactarlos de manera positiva y despertarles emociones que perduren en su recuerdo.
- ¿Es el catéring fundamental en la celebración de un evento y un aspecto relevante a la hora de que los asistentes guarden un buen 'sabor de boca' de tu evento? Nunca mejor dicho.
Sí, lo cierto, es que suele ser la parte favorita de los invitados. Utiliza la gastronomía de tu evento como una técnica para expresar tu potencial de marca y marcar la diferencia. Es importante contar con diferentes opciones culinarias, y también es una manera de seguir comunicando tu marca, ofreciendo toques visuales que recuerden a ella. Ofrece productos de calidad, ecológicos y sostenibles que recuerden que eres una marca comprometida con la sostenibilidad y el buen hacer. Una de las opciones que recomendamos, es personalizar la comida. Un ejemplo que explicamos es el de Disneyland Paris: la mayoría de productos gastronómicos representan elementos icónicos de la marca (piruletas de chocolate con la forma de Mickey y Minie), haciendo imposible que te olvides de dónde estás. Tómalo como inspiración.
- Como experto en la organización de eventos, ¿Qué otros consejos ofrecerías para que un evento beauty sea diferencial al resto del de la industria?
Encanta, y mucho, las actividades del evento. Asistir a un evento, hacer networking, ver productos, las conferencias, etc. Está muy bien, pero hacer una actividad triunfa al igual que un buen catering. Los asistentes interactúan y se llevan una experiencia y/o un aprendizaje que relacionarán con tu marca. Win-win de manual.
Introducir actividades que refuercen el bienestar personal es una alternativa perfecta. Algunas de estas opciones pueden ser desde un taller de yoga, un workshop de maquillaje, hasta un taller de cocina saludable.
Es importante mantener entretenidos a los asistentes. Al fin y al cabo, quieren pasar un buen rato y divertirse. Realiza propuestas creativas de entretenimiento: Contratar música en directo, comediantes o un photocall son opciones perfectas para mantener a tus invitados entretenidos durante el evento y que este se convierta en todo un éxito.
La gente también quiere probar cosas gratis. lo más importante de un producto es su funcionalidad y los beneficios que aporta en su uso. Tu invitado estará encantado de probarlo y si le gusta, su predisposición a comprarlo será mayor.
- ¿Y qué hay del merchandising?
El merchandising es una de las claves también. Cuando decides realizar un evento corporativo puedes optar por personalizar productos como bolígrafos, USBs, tote bags, libretas… La idea es que sea algo funcional, de uso diario para que, a cambio del regalo, los asistentes del evento se conviertan en promotores pasivos de tu marca. Además, con el merchandising de tu marca ayudas a reforzar los vínculos con tus clientes y empleados. Da un toque diferenciador y personalizado al evento y proporciona a tus invitados un recuerdo físico y tangible de la jornada.
- A la hora de las invitaciones y los asistentes más especiales. Es cierto que es valioso tener una repercusión en redes sociales, por ello, vemos como a muchos eventos asisten influencers, pero, ¿es recomendable? ¿Hasta qué punto es rentable?
El marketing de influencers hoy por hoy es una de las mayores herramientas para dar a conocer tu marca. Te hace visible la clara repercusión que los grandes prescriptores de marca generan y su alcance. Por ello, sería ideal contar con prescriptores de marca en tu evento para que comuniquen a sus seguidores los productos de tu marca y el evento organizado. La asistencia de influencers a tu evento te ayudará a elevar tu promoción del evento, atraer más público, estimular que compartan tu evento en redes sociales y hablar del acontecimiento a largo plazo.
Suele resultar eficaz contar con un grupo de, por ejemplo, 10 micro influencers del sector lifestyle o Beauty, que llevar 1 solo macro influencer.
- ¿Cómo comunicamos nuestro evento en una sociedad que está saturada de mails y conseguimos que no pase inadvertido?
Hay que elegir el momento oportuno y acotarlo a las personas idóneas. Escoger las herramientas con las que vamos a comunicarnos y cómo vamos a hacerlo para llegar a nuestro público objetivo es esencial para conseguir el éxito del evento y el alcance deseado. Necesitamos conocer y definir a nuestro público objetivo, para posteriormente elegir cuales son los canales de contacto mediante los cuales vamos a realizar nuestra comunicación.
Los canales que suelen utilizarse son: mailing, redes sociales, influencers, publicidad digital o marketing tradicional.
- Para terminar, ¿Qué errores debemos evitar o qué últimas recomendaciones nos ofreces para organizar un evento beauty con éxito?
Uno de los errores más comunes es no establecer un presupuesto inicial, no contar con un plan de contingencia para imprevistos y en lugar de centrarte y poner el foco en tu cliente, centrarte en ti.